Ha például könnyen elkalandozik a figyelmed, akkor olyan helyen kell kialakítanod az irodát, ahol a legkevesebb a zavaró tényezők előfordulása. Ha tudod, hogy teljes csendre van szükséged ahhoz, hogy koncentrálni tudj, akkor érdemes egy olyan szobát választanod, ahol távol vagy a család jövés-menésétől, a háziállatoktól és a szomszédoktól is.
Nagyon fontos, hogy tudatosítsd magadban a jó és rossz szokásaidat, mielőtt berendezed otthoni munkaállomásod. Olyan vagy, aki szeret projektről projektre váltogatni, vagy inkább egy munkában szeretsz elmélyedni? Ezek alapján egy olyan teret tudsz kialakítani magad körül, amely elősegíti a hatékonyságot és funkcionálisabbá teszi az irodádat.
Sokkal könnyebb dolgod lesz, ha tiszteletben tartod a saját stílusodat, mintha megpróbálsz úgy dolgozni otthon, ahogy egyébként nem szoktál. Mindenki másképp működik – és ez igaz a munkára is. Ami valakinél jól beválik, az lehet, hogy neked nem jön be. Figyelj a saját munkastílusodra, és ha ahhoz igazítod az irodádat, akkor kényelmesen fogod magad érezni benne – és sokkal hatékonyabb is leszel.
Hogyan kerüld el a dossziék, papírok és egyebek felhalmozását?
A legjobb módszer egy olyan iroda kialakítása, amely nem teszi lehetővé a gyűjtögetést. Válassz olyan berendezést, amelyben a minimális felület található, ahova pakolni lehet. Semmi nem csábítóbb az üres asztaloknál, polcoknál, amelyekre aztán majd pakolni lehet. Gondold át, mit csinálsz napközben. Mennyi helyre van szükséged? Elég lesz-e egy számítógépasztal és egy kisebb asztal az otthon berendezett irodádba? Talán a kisebb asztal tökéletes hely lesz a telefonnak, nyomtatónak vagy bármely eszköznek.
A fiókok okozhatnak még galibát a gyűjtőszenvedéllyel rendelkezőknek. Minél több fiókod van, annál nagyobb esélyed van arra, hogy szükségtelen dolgokat tárolj bennük. Néhány fiók nem árthat senkinek – és hozzáad az iroda funkcionalitásához, de limitáld számukat körülbelül négyben. Ugyanez igaz a dekoratív tárlóhelyekre is, amelyek újabb kísértést jelenthetnek, hogy haszontalan dolgokat rejts el bennük.
Persze nem csak a papír a bűnös. Nézz körül az irodádban, és gondold át, hogy mit hol találsz. Mindent használsz mindennap, ami szem előtt van? Nézz rá minden darabra, amihez ragaszkodsz. Tedd fel magadban a kérdést, hogy hasznos dolog-e. Ha használod, akkor milyen gyakran. Ha egyáltalán nem használod, akkor ki vele! Ha csak ritkán használod, akkor jelöld meg, hogy ez egy olyan darab, amit el lehet tenni egy dobozba, amelyet nem nyitogatsz nap mint nap.
Tegyél magadnak egy szívességet, és alakíts ki rendszert a mindennapjaidban!
Legalább hetente vagy két heten egyszer tarts szemlét a papírjaid között Egy hasonló megközelítés segíthet abban, hogy átláthatók legyenek a mappáid. Minden projekt végén gyomláld ki a papírokat, dobj ki minden olyat, ami nem lehet fontos a későbbiekben, és rendszerezd a megmaradt iratokat, majd a dossziét helyezd egy archívdobozba, amire felírod, hogy mit tartalmaz.
Dobozold el a kész projekteket, dossziékat minden negyedévben vagy év végén – attól függően, hogy mennyi anyag gyűlik össze –, és tedd el a pakkokat a gardróbba, pincébe. Nagyon fontos, hogy döntsd el, meddig tartogatod a papírokat – mondjuk, 3 évig –, és ha lejárt az idejük, indulhatnak is a kukába. Figyelj rá, hogy a dobozokat olyan helyen tartsd, ahol nem ázhatnak el.
Ahelyett, hogy beterítenéd az irodád falait fényképekkel, festményekkel és egyéb emlékekkel, az egyik falra akassz fel egy óriási táblát, amire ki tudod tűzni az aktuális teendőket vagy azokat a dolgokat, amelyeket nem akarsz elfelejteni. Ezek mindennap szem előtt lesznek, úgyhogy biztosan emlékeztetnek a teendőkre.
Rengeteg módon lehet spórolni, amikor a saját irodádat dekorálod – némelyik több időt, némelyik több tervezést és kreativitást igényel.
Egy otthon berendezett iroda esetében a funkcionalitás egyenlő értékű lehet a stílussal. Elvégre, ha jól fog kinézni, de az asztal nem lesz elég mély, hogy a monitor ráférjen, akkor az elég nagy fejfájást okoz. Ezért fontos, hogy több szemszögből is átgondold a megoldásokat, hogy biztos legyél benne, bármit is helyezel el az irodában, az jól fog működni.
Első körben használd azokat a darabokat, amelyek otthon vannak. Nézz körül a lakásban, hátha a könyvespolc, ami a gyerekszobában van, már kevés a gyereknek, de neked tökéletes lesz a dossziékat tárolni rajta. Vagy lehet, hogy találsz a pincében egy régi íróasztalt, amit csak át kell festened, és máris használható. Ha hiányzik egy bútor, érdemes először körbenézni az interneten, a használt bútorok pénztárcakímélők, nem biztos, hogy szükséged van újra. Figyelj rá, hogy kényelmes széket válassz, amelyen tudsz órákat ücsörögni a gép előtt anélkül, hogy megfájdulna a derekad/hátad/nyakad.
Ha minden bútor és eszköz a helyére került, de még van szabad falfelület, akkor tedd ki egy kedvenc képed, amire szívesen nézel rá, és ne felejts el egy-két növényt is elhelyezni a szobában – fontos, hogy az irodádban is otthon érezd magad!
