Ha tudjuk, mi gátol bennünket, akkor van esély arra is, hogy hatékonyabbá váljunk.
Nyár közepe. 30 Celsius-fok. Mi gátolhatna minket még ennél is inkább a hatékony munkavégzésben? A péntek, nyilván. De hiába, ma így jártunk, ezzel kell megküzdenünk. Azért, hogy mégse szenvedjünk végeláthatatlanul az elvégzetlen feladathalmaink között, jöjjön néhány egyszerű trükk, ami segít a munkaügyi produktivitásunk növelésében.
Tehát a hatékony munkavégzéshez nem kell más, csak célok, tervek és azok végrehajtása. Igaz? Persze, hogy igaz, de ez az ökölszabály körülbelül annyira hasznos, mint azt mondani a fogyni vágyónak, hogy egyen kevesebbet. Ez a dolog ugyanis sohasem ennyire egyszerű. Az, amit éppen csinálunk nem független a körülményeinktől, a hangulatunktól, az aktuális figyelmi kapacitásunktól és attól sem, hogy épp mennyire tudunk koncentrálni. A munkaügyi hatékonyság kérdését tehát érdemes inkább onnan megközelíteni, hogy vajon mi az, ami gátol bennünket a feladataink elvégésében. A Barking Up The Wrong Tree blog most öt ilyen tipikus problémát gyűjtött össze.
A prioritásokkal van a baj
Gyakran túl sok a dolog és túl kevés az idő. Ha gondolta már valaha, hogy 24 óra kevés egy napra, akkor pontosan érti, miről is van itt szó. Az idői keretekkel azonban nem sokat tehetünk. Nem nyújthatjuk meg a nappalokat, nem állíthatjuk meg az időt. Az egyetlen lehetőségünk, hogy felállítjuk a prioritásainkat, és elfogadjuk azt, hogy nem fogunk tudni mindent megcsinálni, így csak a legfontosabb feladatok elvégzésére koncentrálunk. Az, hogy mi a legfontosabb, nem feltétlenül objektív, gyakran inkább azt takarja, hogy mi az, aminek az elvégzésétől elégedettebbek, nyugodtabbak leszünk, mi az, ami a leginkább nyomaszt bennünket.
Cal Newport georgetowni professzor szerint azzal járunk a legjobban, ha az időnkkel visszafelé tervezünk, azaz a munkaidőnk végétől a reggel irányába osztjuk be a feladatainkat. Így elvileg nehezebb elcsúszni az idővel. Egy másik módszer szerint pedig érdemes előszőr letudni a rövid feladatokat, egyszerűen azért, mert minél több pipát tudunk tenni a listánkon szereplő dolgok mellé, annál hatékonyabbnak fogjuk érezni magunkat. Persze simán lehet, hogy az ön esetében a priorizálás tökéletesen működik. De vajon hogy áll a környezet zavaró tényezőivel?
A környezet, az a probléma
Az egy légterű, nyitott irodánál kevesebb környezet rombolja jobban az ember hatékonyságát. Hogy miért? Mert folyamatosan ingerek érik. Ingerek, amik miatt félbehagyja a feladatát, amik miatt képtelen koncentráltan figyelni. Ha tehát nagyon nem megy a munka, érdemes megpróbálni olyan nyugodt környezeti feltételeket teremteni, ahol nem fenyeget folyton a veszély, hogy megzavarják. Ez persze nem egyszerű feladat, de a egy nyugodt tárgyaló vagy egy füles a fejen sokat segíthet.
Egyébként egy kutatás szerint a vezetőknek a legnehezebb, nekik átlagosan 20 nyugodt percük van egyhuzamban, így azok, akik szeretnének hosszabb elmélyülni egy-egy projektben, leginkább otthon dolgoznak még a munkaidő előtt vagy éjszaka. Ez utóbbi persze ezen a pénteki munkanapon nem sokat segít.
A rossz szokások is hátráltatnak
Mielőtt belevágunk egy feladatba, vagy elakadunk esetleg elunjunk, amit csinálunk, hajlamosak vagyunk azonnal a maijeinket vagy a közösségi oldalakat bújni. (Esetleg pornót nézni. Már ahol lehet.) Ezek a pótcselekvések pedig szokásokká válnak, berögzülnek, és a folyton ingerekre éhes agyunk elégedetten csavarodik bele újra és újra az improduktív szabotázsspirálba. Az, hogy mi viszi el pontosan a munkaórákat persze mindenkinél más és más lehet, de mindenképpen érdemes megfigyelni és tudatosítani saját rossz szokásainkat, és megpróbálni ezek helyett beiktatni új, hasznosabb módszereket. Pihenni, kikapcsolni, kicsit mással foglalkozni ugyanis a hatékonyságnövelés szempontjából nem árt néha munka közben, de jobban járunk, ha a netbújás helyett ilyenkor inkább felkelünk, mozgunk egy kicsit, kimegyünk a levegőre, vagy legalább az ablakon át bámulunk kifelé. Ezek a szünetek serkentik a kreativitást, és meggátolnak minket abban, hogy elmerüljünk az agyunkat annyira lefárasztó ide-oda kattintgató multitaskingban.
Ha nincs motiváció, elvesztünk
Ahhoz, hogy valamit hajlandóak legyünk elvégezni, motivációra van szükségünk. A munkánkban pedig a legjobb motiváció az, ha hasznosnak tartjuk amit csinálunk, ha látjuk az eredményét. Nem véletlen, hogy munkaügyi elégedettségünkhöz, boldogságunkhoz kell, hogy legyen lehetőségünk a személyes és szakmai fejlődésre, hogy képesek legyünk tartalmasnak, értékesnek találni a munkánkat. Ahhoz, hogy hasznosnak találjuk magunkat nincs szükség arra, hogy a mindennapi tevékenységünkkel megváltsuk a világot, vagy éppen nagyot és különlegeset alkossunk, és nem is ezt érdemes keresni. Amikor nagyon nem megy munka, egyszerűen érdemes felidézni, pontosan miért is végezzük azt a feladatot, mi a szerepe a feladatnak a rendszerben, és milyen egyéb folyamatok indulnak el vagy zárulnak le vele. Ez a megközelítés ugyan logikus, de élesen szemben áll azzal, amilyenek mi emberek vagyunk. Mi és a hangulatunk.
A hangulatunk a felelős
A halogatás hátterében számos pszichés tényező állhat, a halogatást hozó belső mechanizmusokat azonban érdemes megismernünk, ahogy a bennünk lakó különböző halogatódémonokat is. Bármi is áll a halogatás hátterében, az biztos, hogy ha jobb a kedvünk, kevésbé vagyunk rá fogékonyak. A jobb hangulat pedig az agykutatások szerint könnyebben jön, ha például felidézzük, miért is lehetünk hálásak az életben, zenét hallgatunk életünk legvidámabb korszakából, vagy ha pedig ez nem segít, még mindig nézhetünk fotókat kölyökkutyákról. Állítólag az is jó hatékonyságnövelő.
Bármi is áll tehát a munkaügyi nyüglődésünk hátterében, először próbáljuk azonosítani a problémát, állítsuk fel a prioritásainkat, határozzuk meg, hogy miért fontos elvégezni az adott feladatot, kerüljük a figyelemelterelő rossz szokásainkat, de mindenekelőtt nézzük meg ezt a videót. Abból nem lehet baj.
