5 rövid e-mail, ami garantáltan megkönnyíti az életed

Geoffrey James, az Inc. Magazine egyik újságírója közel 25 éve távmunkában dolgozik, így rengeteg tapasztalata van a fenti szituációk hatékony megoldásában. A Mediumon megjelent cikkében 5 gyakori probléma kapcsán oszt meg olyan e-mailes formulákat, amelyek beváltak neki, és gördülékenyebbé tették a napját. Érdemes lehet kipróbálni őket.

#1 Azonnal beszélni akar veled a főnököd

Probléma: váratlanul kapsz egy levelet a főnöködtől, hogy azonnal beszélni szeretne veled, hívna telefonon, vagy találkozzatok online. 
Szerencsétlen lépés: azonnal ugrasz a telefonhoz, a számítógéphez. De mivel kevés az információd, rögtönöznöd kell, és nehezen állsz ki a saját érdekeid mellett. 
Okos lépés: halogasd egy kicsit a találkozót, puhatolózz, hogy mi lehet a beszélgetés témája. Minél többet tudsz meg, annál felkészültebben lehetsz jelen a beszélgetésen. 

• Példa: „Épp az egyik ügyfelünkkel egyeztetek, de egy órán belül szabad leszek. Ahhoz, hogy minél produktívabb legyen a beszélgetésünk, meg tudnád röviden írni, kérlek, hogy milyen témákról lesz szó? Köszönettel: XY”.  

#2 Szívességet kérnél egy régi ismerőstől 

Probléma: szükséged van egy hajdani kollégádtól valamire, de évek óta nem beszéltetek. 
Szerencsétlen lépés: „Helló, régóta nem találkoztunk. Remélem, jól vagy. Azért írok neked, mert szeretnék tőled szívességet kérni…” Ez valószínűleg nem lesz egy nyerő mail. 
Okos lépés: alapozd meg a kapcsolat újrafelvételét azzal, hogy a közösségi médiában, a Google-ben, a szakmai oldalakon csekkolod, hogy mi történt mostanában az illetővel. Ez alapján az élete aktualitásaihoz tudod kötni a mondandódat, az üres frázisok helyett ki tudod fejezni, hogy tényleg kíváncsi vagy arra, mi van vele. 

• Példa: „Szia, Gizi! Talán emlékszel rám, három évvel ezelőtt találkoztunk a … konferencián. Nemrég láttam az … által rendezett online eseményen az előadásodat, nagyon inspiráló volt. Feltehetek róla egy-két rövid kérdést? Köszönettel: XY.” 

#3 Szabadidő megóvása

Probléma: sokan vagyunk úgy, hogy amikor szabadságra megyünk, az nem a munka csökkenését, csupán az átcsoportosítását jelenti: előtte vagy utána lényegesen többet dolgozunk, hogy egy kicsit fel tudjunk lélegezni. Ez nem jó.  
Szerencsétlen lépés: „Jelenleg szabadságon vagyok, ezért ritkábban nézek e-maileket, de amint tudok, válaszolni fogok.” Egy ilyen automatikus válasszal a saját sírodat ásod meg, hiszen egyrészt szabi alatt is követned kell a leveleket, másrészt ígéretet teszel arra, hogy kontaktban maradsz. 
Okos lépés: átláthatóan írd meg, hogy szabadság alatt nem fogadsz e-maileket. Gondoskodj arról, hogy a sürgős megkereséseket legyen kire delegálni, a többi levél pedig törlődjön a rendszerből, hogy ne kelljen vele hetekkel később foglalkozni, amikor ráadásul már tárgytalan a tartalmuk, de ez persze csak úgy derül ki, ha azért végigolvasod őket. 

• Példa: „Köszönöm megkeresését, jelenleg szabadságon vagyok, így nem olvasok e-maileket. Sürgős esetben, kérem, forduljon XY kollégámhoz, ezen meg ezen a címen. Ez a levél 8 óra múlva automatikusan törlődik a szerverünkről. Ha év. hó. nap. után is aktuális még a megkeresése, kérem, küldje el újra a levelét, akkor már elérhető leszek.”   

#4 Ghostingoltak

Probléma: valaki egyáltalán nem reagál a leveleidre, vagy egy ideig reagált, aztán szó nélkül eltűnt, köddé vált. 
Szerencsétlen lépés: „Hova tűntél? Miért nem válaszolsz az üzeneteimre?” Ha rögtön megvádolod, akkor valószínűleg defenzív üzemmódba kapcsol, és akkor sem fog visszatérni a kommunikációba, ha tényleg valid oka van a távolmaradásra. 
Okos lépés: hagyd meg a lehetőségét, hogy talán rajta kívül álló okok miatt tűnt el, és adj neki esélyt, hogy méltóságteljesen tudja felvenni a fonalat, pláne ha először történik ilyen. 

• Példa: „Minden rendben, Tomi? Nem hallottam rólad az elmúlt napokban, és aggódom, hogy nem lettél-e beteg, vagy nem merült-e fel valami más nehézség. Tudnál küldeni, kérlek, egy rövid e-mailt, hogy minden oké, és csak azért nem írtál, mert nagyon elfoglalt voltál mostanában? Nekem elég megnyugtató lenne. Köszönettel: XY.”     

#5 Érthetetlen, hülye levelet kapsz 

Probléma: nagyon furcsa üzenetet kapsz e-mailen vagy a közösségi médiában. Az is lehet, hogy Messengeren ki is törölte az illető, így csak azt látod kiírva, hogy visszavonta az üzenetet, de az eredeti tartalom már nem érhető el. 
Szerencsétlen lépés: komolyan veszed, és rákérdezel, hogy mi történt vele, mit akart ezzel, miért távolította el.  
Okos lépés: figyelmen kívül hagyod. Ha pedig egy kicsit vadulni akarsz, küldhetsz neki egy levelet, amiben továbbítod neki a saját e-mailjét, és udvariasan felhívod rá a figyelmét, hogy valaki talán feltörte a fiókját, mert furcsa üzenetet kaptál a címéről, érdemes utánanéznie.