Az élet nem arról szól, hogy termelékenységre optimalizált robotok legyünk. Ugyanakkor mindannyian szeretnénk időnként azt érezni, hogy jól szervezettek és hatékonyak vagyunk a számunkra fontos célok megvalósításában. Ehhez az egyik első lépés az lehet, hogy megértsd, mik azok a tipikus mentális hibák, amelyek a legtöbb embert hátráltatják abban, hogy a prioritást jelentő teendők elvégzésére tudjanak koncentrálni.
Alice Boyes, klinikai szakpszichológusból lett író, a Harvard Business Review hasábjain foglalta össze a leggyakoribbakat. Listáját némileg átdolgozva közöljük.
#1 Túlértékeled, hogy mennyi időd jut egy tipikus napon az elmélyült munkára
Vannak olyan feladatok, amelyek a koncentrált figyelem nagyobb tömbjeit igénylik. Például azok a projektek, amelyekhez kreativitás, stratégiai gondolkodás, képesség- vagy kapcsolatfejlesztés szükségeltetik. Könnyű belecsúszni abba az optimista feltételezésbe, hogy előttünk áll az egész nap az ilyen típusú munkákra, amikor pedig az e-mailek megválaszolása, a rövid meetingek, a telefonok, a „gyors” kérdések sokunk idejét felemésztik. Egy időbeosztást követő applikáció adatai szerint az embereknek átlagban
mindössze 1 óra 12 perc háborítatlan idejük van egy nap a munkahelyükön.
Két dolog adódik abból, ha felismered, hogy a valóságban milyen kevés időd van az elmélyült munkára. Egyrészt használd ki mindig a rendelkezésedre álló zavartalan időt. Ha egy nap 60-90 perced van fókuszáltan dolgozni, akkor próbálj meg a nagyobb feladatokban előrébb jutni. Akkor is, ha csábító lenne kisebb rutintevékenységeket végre lezárni. Tanuld meg elhalasztani őket, mert ezeket akkor is el tudod végezni, amikor kevésbé nyüzsögnek körülötted a többiek. Másrészt lényeges, hogy biztosítani tudj magadnak olyan idősávokat, amikor nem lehet téged elérni. Ilyenkor ne nézegesd az e-mailjeidet, kapcsold ki a telefonodat vagy vonulj el. Legyen egy átlátható szabályrendszer kidolgozva arra, hogy milyen kérdésekben, mikor, milyen átfutási idővel tudnak hozzád fordulni a kollégáid, a partnereid.
#2 A jól bevált módszereket túl unalmasnak és egyszerűnek tartod
A kognitív viselkedésterápia tudásanyagából merítő cikkek számos technikát bemutatnak, amelyek segítségével tudatosabbak lehetünk a munkafolyamatainkat illetően. Talán te is olvastad már, hogy érdemes nagy hangsúlyt fektetni egy feladat előkészítésére: számba venni, hogy hol és mikor fogod elvégezni a munkát, milyen nehézségek adódhatnak menet közben, azokat hogyan tudod majd kezelni. A legtöbben arról is hallottak, hogy a napi döntések számának korlátozásával nagyobb eséllyel lehet elkerülni a mentális kimerülést, illetve hosszabb távon meg lehet őrizni a kitartást. Ezek a dolgok azonban mind annyira magától értetődőnek tűnnek, hogy az emberek sokszor csak legyintenek rájuk, anélkül, hogy ténylegesen bevezetnék őket a mindennapi működésükbe. Pedig ha például rendben elő lett készítve egy feladat, akkor nem a fókuszált idő rovására megy majd, hogy valamit még hirtelen pótolni kell (például információt, eszközt, hozzáértő személyt). Persze mindannyian hajlamosak vagyunk egyedinek megélni a problémáinkat, de hidd el, a legtöbbször neked is segít az, ami mindenkinél beválik. Szóval alkalmazz nyugodtan jó öreg, unalmas módszereket is, mert ezek már bizonyítottak. Nem kell mindig mindent túlbonyolítani.
#3 Azt hiszed, hogy a változás mindent vagy semmit jellegű
Néha belátjuk, hogy egy szokás megváltoztatásával produktívabbak lehetnénk, mégis ellenállás van bennünk. Például kognitív szinten elismered, hogy a több alvás segítene a teljesítményed növelésében, ugyanakkor egy megrögzött éjjeli bagoly vagy, így amikor azt olvasod, hogy két órával korábban kellene lefeküdnöd, rögtön feladod az egészet. Ahelyett, hogy olyan változásokon emészted magad, amelyek számodra kivitelezhetetlenek, kezdd kisebb lépésekkel, amelyek megtétele nem igényel nagy áldozatot a részedről. Például elhatározhatod, hogy fokozatosan minden héten 10 perccel előbb fekszel le, nem használsz laptopot az ágyadban, letöltesz egy kék fényt szűrő applikációt a telefonodra, vagy a munkahelyeden minden nap végén fél órát arra szánsz, hogy megtervezd a következő napi teendőidet. Ez a rítus segíthet a munkáról való lejövésben, így könnyebben el tudod engedni azokat a gondokat, amelyeken amúgy folyamatosan járna az agyad. Gyűjts könnyű győzelmeket, ne piszkáld fel a benned szunnyadó ellenállás tüzét. Ráadásul ha sikert élsz meg a kis változtatásokban, megtapasztalhatod, hogy idővel egyre többre leszel képes.
#4 Elfelejted, hogy miként kell megoldani ritkán megjelenő helyzeteket
Amikor naponta kell megoldanod bizonyos típusú problémákat, akkor egy idő után lesz rá egy jól bejáratott mechanizmusod. Ha viszont egy évben csak egyszer vagy kétszer találkozol ugyanazzal a szituációval, akkor nem biztos. Tegyük fel, hogy ki kell tisztítanod egy alkatrészt a nyomtatóban. Ha minden egyes alkalommal újra ki kell nyomozni az instrukciókat a neten, azzal elég sok időt veszíthetsz. Ha viszont elmented azokat az információkat, amelyek a legutóbb a segítségedre voltak, akkor a későbbiekben is tudsz támaszkodni rájuk. A tudás jól kereshető helyre történő feljegyzése azért is lényeges, mert a kollégáidtól is ciki lehet ismételten megkérdezni olyan dolgokat, amiket egyszer már elmagyaráztak. Ne terheld őket fölöslegesen azzal, hogy nem adminisztrálod magadnak az elhangzottakat.
#5 Alulértékeled azt az időt és energiát, amit a kicsi feladatokra fordítasz
Legtöbbünket annyira lefoglalnak a napi teendők, hogy semmit nem tudunk haladni azokkal a nagyobb feladatainkkal, amelyek nincsenek határidőhöz kötve. Pedig ha ezekre is tudnánk rendszeresen némi időt fordítani, az drámaian megnövelné a sikeres teljesítésüket. A kicsi dolgok azonban eléggé alattomosak: megkeresem a kulcsomat, megírok pár e-mailt, átfutok egy-két hírt, és hopp, már el is ment háromnegyed óra. Lényeges, hogy tudj rendszerben gondolkodni, ismerd fel a halasztható tevékenységeket, és ezeket legyél képes késleltetni. Ha mindig rögtön rájuk veted magad, megzavarják az elmélyülést, elszipolyozzák az energiáidat és a teljesítmény hiányának érzetét keltik, mert az igazán fontos munkáidban csak nagyon nehezen tudsz majd előrelépést elérni. Ha tisztábban látod azt, hogy mire mennyi időt fordítasz, képes leszel tudatosabban beosztani az energiáidat.
