Az időgazdálkodás egyik neves szakértője szerint a mindennapi teendők megszervezése során általában figyelmen kívül hagyjuk azt az apró problémát, hogy nem mindig minden úgy alakul, ahogy tervezzük. Márpedig itt van a hatékony időgazdálkodás kulcsa.
„Az idő nem folytonos. Nem folyik, nem is csordogál vagy zubog, hanem le-lecsap az emberre, mint egy vérszomjas antilop” – vélte Esterházy Péter, a magyar posztmodern irodalom egyik legjelentősebb alakja. Azt gondolom, ebben a rohanó világban nem nehéz újra és újra áldozatául esni ennek a vérszomjas antilopnak.
Én is sokat hadakoztam, és inkább ellenségként, mintsem szövetségesként tekintettem az időre – aminek, ahhoz képest, hogy pusztán illúzió, az emberi elme szüleménye, elég komoly beleszólása van az életünkbe. Most, az írással párhuzamosan éppen arról panaszkodunk egymásnak egy barátommal cseten, hogy tulajdonképpen évek óta halogatunk egy-egy számunkra fontos (és úgy tűnik, túlságosan nagy falatnak bizonyuló) projektet. A miértekbe most nem megyek bele, mert ez a cikk nem a kifogáskeresés tökélyre fejlesztéséről szól, hanem egy igen egyszerű, mégis hatásos „trükkről” – ami nekem is sokat segít abban, hogy reális keretek között tervezzem-szervezzem meg a mindennapjaimat, vagy hogy stressz- és csalódásmentesen végezzem a teendőimet.
A végzetes hiba, amit sorozatosan elkövettem, hogy túl nagy mellénnyel saccoltam meg – azaz rendre alulbecsültem –, hogy egy-egy intéznivalóhoz mennyi időre van szükségem. Emiatt pedig nemhogy az adott feladatot nem végeztem el az általam vagy mások által kiszabott határidőig, de szépen borult valamennyi tervem. Volt, hogy csak néhány órával, de olyan is volt, hogy napokkal tolódott minden. Folyamatos csúszás, kudarcokkal teli ördögi kör, kínos késések, kinek jó ez?
„Bocs, közbejött valami”
Ráadásul, még ha sikerül is jól belőni a teendőink elvégzéséhez szükséges időtartamokat, az igyekezetünktől és hatékonyságunktól függetlenül bármikor közbeszólhat egy áramkimaradás, egy gumidefekt, egy rosszullét vagy éppen egy váratlan vendég, akit nem lehet csak úgy kipaterolni. Az elvesztegetett időt pedig, tudjuk jól, képtelenség visszaszerezni.
A megoldás egyszerűen az, hogy mindig számolni kell azzal az eshetőséggel, hogy valamilyen külső tényező átírja a terveinket. Vagyis ami az időbeosztást illeti, érdemes egy kicsit pesszimistább szemléletmódra váltani – már ha nem folyton csak utolérni szeretnénk magunkat, hanem a tervek szerint haladni. Ezt tanácsolja az időgazdálkodás neves szakértője, Laura Vanderkam is a Mediumon nemrég publikált cikkében. Mint írja:
sokkal optimistábban láthatjuk az életet, ha egy kicsit pesszimistábban tekintünk a rendelkezésünkre álló időre.
Vanderkam szerint a kisebb-nagyobb célkitűzések és a mindennapok megtervezése során érdemes mindig kalkulálni azzal az eshetőséggel, hogy a dolgok nem az elvárásaink szerint alakulnak, és ennek megfelelően heti plusz néhány órát beütemezni az ilyen esetekre.
Szerencsés esetben nem kell bevetni a „kispadon ülő” időt – ilyenkor örülhetünk, hogy van némi szabadidőnk, amit arra használhatunk fel, amire csak szeretnénk, de a fölösleges stressz elkerülése és a biztonságérzetünk fenntartása érdekében nagyon fontos, hogy mindig legyen a pálya szélén néhány cserejátékos. Bizony, sem a csapatsportokban, sem az idő tekintetében nem elhanyagolható a tartalékosok szerepe, sőt mivel ők azok, akik vészhelyzetben kihúznak minket a csávából, valójában hős megmentőként kellene tekintenünk rájuk.
Elizabeth Morphisnak, a New York-i Old Westbury Állami Egyetem adjunktusának egy fontos szakmai cikket kellett leadnia június 1-jéig. A május 18-ai héten minden reggel 6 és 9 óra között kizárólag ezzel a munkával tervezett foglalkozni, hogy az oktatási kötelezettségének is a megszokott módon eleget tudjon tenni, és még napokkal a leadási határidő előtt befejezhesse a kéziratot – gondolkodott a professzor, aki a biztonság kedvéért úgy kalkulált, hogy a hétvégéiből is rá tudjon szánni néhány órát az írásra – meséli Vanderkam egy kliense példáját. Kétéves kislánya azonban nagyon rosszul aludt azon a héten, ami miatt Elizabeth több éjszakát is virrasztással töltött, és mindössze egyszer sikerült reggel 6 és 9 óra között a pluszmunkával foglalkoznia. Ahelyett azonban, hogy pánikba esett volna a négy elveszített reggele miatt, a hétvégi, tartalékként beütemezett órákat felhasználva időben tudott végzett a cikk megírásával. Ezzel a módszerrel sikerült a nyár folyamán hatékonynak maradnia.
Nemcsak egy taktika, hanem szemléletmód
Család, teljes munkaidős állás és egyéb teendők mellett sokszor a sportolás vagy más szabadidős tevékenységek fenntartása sem kis kihívás, így ha az ember mindezek mellett még tanulni vagy valamilyen pluszmunkát is szeretne végezni, akkor számítania kell arra, hogy a hatékony időbeosztás bizony kompromisszumokkal jár.
A jó időgazdálkodás ismérve azonban nem a tökéletességre, hanem a rugalmasságra törekvés
– állítja Vanderkam, aki ezeket a tartalék időszeleteket résnek nevezte el.
Ha hetente csak egy időrést tartunk fent magunknak valamilyen teendőre, az csak akkor lehet a miénk, ha minden a tervek szerint halad – ha valami közbejön, akkor máris elúszott a lehetőségünk. Ha viszont két időrést is tartogatunk a tarsolyunkban, akkor biztosak lehetünk abban, hogy akkor is lesz időnk az adott tevékenységre, ha nem minden a terveink szerint alakul. Nagy különbséget jelent a gyakorlatban a semennyi időt nem szánok rá és a valamennyi időt szánok rá hozzáállás. A soha nem jutok el a jógaórára vissza-visszatérő panaszt az a narratíva váltja fel, hogy még egy szokatlanul sűrű hét során is van alkalmam jógázni.
Ahhoz tehát, hogy jeleskedjünk az időgazdálkodásban, érdemes egy kicsit pesszimistább szemléletmódra váltani, és ez a stratégia az élet minden területén bevethető, bevetendő. Reméljük a legjobbakat, de elővigyázatosságból készülünk B és C tervvel is – ilyen egy szabadtéri rendezvény megszervezésénél az esőnapokra és esőhelyszínekre vonatkozó szabályzat.
A rugalmasabb tervezés mindenképpen megér egy próbát – így nemcsak sok-sok feszültségtől kímélhetjük meg magunkat, de az életfelfogásunk is pozitív irányba változhat.
