Mondjuk ezt egy délelőttnyi Hoffice után. Mert kipróbáltuk, és rég voltunk ilyen hatékonyak.
Pár hónappal ezelőtt írtunk Christofer Gradin Franze skandináv közgazdász ötletéről, a Hoffice-ról, ami tulajdonképpen az otthoni munkavégzés és a közösségi iroda szerelemgyereke. A modell lényege: a támogatók felajánlják lakásukat, ahol az ismerősök (vagy akár ismeretlen emberek) egy napig alkalmi munkaközösséget alkotva, megszokott környezetükből kiszakadva dolgozhatnak. Az iskolai tanórákhoz hasonlóan a 45 perces szegmenseket 15 perces szünetek váltják, ebben a negyedórában meg lehet beszélni, hogy ki milyen feladatot végez, hol akadt el éppen és így tovább.
Jól hangzik? Nos, Magyarországon még gyerekcipőben jár a Hoffice, de a Telenor és a Microsoft idén is meghirdette a Dolgozz Otthonról Napot, és ennek keretében mi is kipróbálhattuk, mi ez az egész. Igaz, csak egy délelőttünk volt rá, de azért így is ajánljuk.
Csak ajánlani tudjuk!
Egyterű irodában dolgozni nemcsak móka és kacagás, túl nagy a zaj, a kollégákkal ugyanazokat a köröket futják. Persze otthon meg túl nagy a csend, hiányoznak az irodai barátok, és az ember egész nap nem kel fel a gép elől, ahova nyilvánvalóan pizsamában, kócos hajjal ült le úgy reggel nyolckor, és ugyanebben az állapotban találja a késő délután is. Meg különben is, csetelés közben nem lehet olyan jól ötletelni, mint a szökőkútnál egy jó forró kávét szorongatva. Igen, tapasztalatból beszélünk, konkrétan egy dolgos irodai hét és egy otthoni ügyelet között kóstolhattunk bele a Hoffice világába.
Ehhez nem volt másra szükség, csak egy működőképes laptopra és persze egy meghívásra, mert anélkül értelemszerűen nem lehet csak úgy feltűnni másnak a lakásán. Aki egyébként szívesen belevágna, jelentkezzen a Hoffice Budapest Facebook-csoportba. Nem mennénk bele annyira a részletekbe, de ezt egyszer mindenkinek ki kell próbálnia: ez nemcsak olyan start-up-os vudu, és az se baj, ha fogalma sincs arról, mi fán terem a digitális nomád. A környezetváltozás tényleg inspiráló, ahogyan az is, hogy végre új emberekkel, új dolgokról, új megvilágításban beszélhet, de nincs olyan ricsaj mint mondjuk egy felkapott kávézóban. Nem csoda, egy a cél, mindenki dolgozni akar.
Nekünk csak 45+15 perc állt a rendelkezésünkre (egy kis bevezetéssel), és ennyi idő alatt szinte egy egész hetes csúszást sikerült ledolgozni a levelezésben, mert tényleg jobban tudtunk koncentrálni, miközben négy új ismerősre tettünk szert. Igen, ha ön ambivert, azaz egyszerre introvertált és extrovertált, egy-egy ilyen kiruccanás csodákat fog tenni!
Így dolgoznak ők
Természetesen a két szervező cég is támogatja a rugalmas munkavégzést, és akár hiszik, akár nem, az irodáikban kevesebb munkaállomás van mint munkavállaló, vagyis adott számú ember mindig „kénytelen” is otthonról dolgozni. „A felhőszolgáltatások maximálisan támogatják a rugalmas munkaidőt. Bárhol, bármikor, bárhonnan dolgozhat az ember. Nincsen törzsidő, nincs olyan, hogy be kell jönni. Már nem a munkaidő számít, hanem a teljesítmény, ezt pedig mindenkinél pontosan lehet mérni, beosztástól függetlenül” – nyilatkozta a Díványnak Szentkuti Gabriella, a Microsoft stratégiai igazgatója.
A Telenornál is hasonló a rendszer, heti egy napot bárki dolgozhat otthonról, nincs megkötés, bár jobb, ha nem hétfőre vagy péntekre esik ez a nap. A hét elején ugyanis - sok más céghez hasonlóan - itt is sok a megbeszélés, ha pedig lehetne hosszú hétvégézni, pénteken biztos nem lenne bent senki. „Persze területenként változó, hogy mennyire rugalmas a munkavégzés helye. Az ügyfélszolgálati területen viszonylag sokat kell bentről dolgozni, hiszen bentről tudnak elérni olyan rendszereket, amelyek biztonsági okokból kívülről nem hozzáférhetőek. Ha viszont valaki kommunikációval, értékesítéssel foglalkozik, akkor szabadabban mozoghat" – mondta Egyed Gábor a Telenortól.
Miért jó ez?
Bár itthon még van hova fejlődni, a Microsoft és a Telenor megosztotta velünk a tapasztalataikat, amik talán mindenkit meggyőznek arról, miért is érdemes támogatni a rugalmas munkavégzést. „Egyrészt ez egy nagyon költséghatékony megoldás, másrészt – és erre sokan nem gondolnak – sokkal innovatívabbak és kreatívabbak lesznek a dolgozók” – érvelt Szentkuti Gabriella, aki hozzátette, a Hoffice módszer számukra sem teljesen ismeretlen. „Az innovációk többsége úgy születik, hogy nagyon különböző szemléletű emberek beszélgetnek, találkoznak, ötletelnek. Azt látom, hogy ahhoz, hogy új ötletek jöjjenek, ki kell szakadni az irodai környezetből, és egy új, lazább környezetre van szükség. Nem hiába mondják az angolok, hogy minden jó ötlet a kocsmában születik” – tette hozzá.
De tényleg, miért?
Miért jó a munkavállalónak?
- Mert nagyobb szabadságot ad.
- Mert több idő jut a családra.
- Mert kevésbé stresszes.
- Mert könnyebben elmélyülhetünk egy-egy feladatban.
- Mert időtakarékos.
- Mert környezetkímélő.
Miért jó a munkaadónak?
- Mert vonzóvá válik a munkahely
- Mert növelhető vele a produktivitás.
- Mert bizalmat sugároz..
- Mert költséghatékony.
- Mert kíméli a környezetet.
Forrás: www.dolgozzotthonrolnap.hu
Hogyan?
Bár megszűrik, hogy ki lehet Hoffice-házigazda, sokkal könnyebb helyzetben vannak, mint azok a vállalatok, amelyek rábólintanak a rugalmas munkavégzésre, ugyanis a technológiai fejlesztés önmagában kevés. „A cégnek át kell mennie egy kulturális változáson is, és a HR-eseknek ebben nagyon nagy szerepük van. El kell fogadni a technológiai megoldásokkal járó új munkamódszereket, és szükség van arra is, hogy a vezetők feltétel nélkül megbízzanak az alkalmazottakban” – nyilatkozta a Díványnak Szentkuti Gabriella.
Persze el kell fogadni, hogy nem mindenki nyitott erre annyira. „Sok függ attól, hogy milyen személyiség az ember. Van, aki azt mondja, el sem tudja képzelni az otthoni munkát, mert elkalandozik a figyelme, van, akinek fontos, hogy közösségben legyen, mert nem érzi jól magát, ha nem úgy dolgozik, hogy valakivel megossza egyből a gondoltait. Lehet, hogy ők soha nem mennek el home office-ba. Van a másik réteg, aki tudja magáról, hogy neki ez jó, és amint hallott a lehetőségről, a megfelelő keretek között élt is ezzel” – mesélt a Telenoros tapasztalatokról Egyed Gábor.
Pécsi Juli, a Prezi.com munkatársa szerint a rugalmas munka alapja a teljesítmény megfelelő, nem idő alapú értékelése, aminek a folyamatos kommunikáció és transzparencia az alapja. A munkavállalókkal félévente megbeszélik az elvárásokat, és ezen időszak alatt ügyelnek arra, hogy mindenki megkapja a megfelelő visszajelzéseket, például, hogy mire van szüksége ahhoz, hogy jobban teljesítsen, esetleg kevesebb vagy több időt kell töltenie a csapatával. Napi follow-up meetingek is vannak, hogy ne folyjon szét a munka, de tiszteletben tartják, hogy a csapatok másként dolgoznak. A Prezinél persze az iroda kialakításnál is ügyeltek arra, hogy elég barátságos és otthonos legyen, mindenki találjon magának egy sarkot, hogy legyen lehetőség az informális beszélgetésekre, és ez annyira bevált, hogy van, aki a szabadnapján is bejár. A tapasztalatok szerint egyébként néha könnyebb koncentrálni, ha más helyen vagyunk, és a nagyobb projekteknél kifejezetten jó a környezetváltozás, ami nem feltétlenül a fizikai környezetet jelenti persze. A fejlesztőknek például ilyen Hackathon, amikor két napjuk van arra, hogy befejezzenek egy projektet.
Még több tipp
Otthonról dolgozom. Mire kell figyelni?
- Ütemezz! Fontos, hogy meghatározd az otthonról elvégzendő feladatokat, és pontos időbeosztást készíts, így munkád legalább olyan hatékony lehet, mintha az irodában ülnél.
- Oszd meg a „naptárad”! Fontos, hogy tudasd időbeosztásod kollégáiddal azokon a napokon is, amikor otthonról dolgozol, hiszen ha például reggel elmész az orvoshoz, és csak 10-től vagy elérhető, addig ne keressenek feleslegesen.
- Maradj kapcsolatban! A különböző kommunikációs eszközök és csatornák használata növeli a hatékonyságot: beszélgess, e-mailezz, válts azonnali üzenetet otthonról is munkatársaiddal!
- Szervezd meg a munkát! Aki otthonról dolgozik, szervezze úgy a feladatait, hogy lehetőség szerint beleférjen minden eltervezett feladat, és a magánjellegű tevékenységek ne szorítsák háttérbe a hatékony munkavégzést.
- Dokumentálj! Ha otthonról dolgozol, akkor is küldj emailt, készíts státuszt az elvégzett és még előtted álló feladatokról.
- Húzd meg a határt! A munka és a magánélet egyensúlyának kialakításához igyekezz úgy összeegyeztetni a munkát és a magánéleti teendőket, hogy az a lehető legoptimálisabb legyen.
- A visszajelzés otthon se maradjon el! A hatékonyság növelésének kulcsa, hogy mind a munkavállaló, mind pedig a munkaadó adjon visszajelzést az otthoni munkavégzéssel kapcsolatban, például, hogy melyek azok a feladatok, amelyek a tapasztalatok szerint mégsem végezhetők el eredményesen otthonról, vagy melyek azok, amelyek az otthoni megnyugtató környezet hatására lényegesen nagyobb sikerrel oldhatók meg.
Munkaadó vagyok. Hogyan alakíthatom ki a home office rendszert cégemben?
- Mérlegelj! A rugalmas munkavégzés számos előnnyel jár, de csak akkor érdemes bevezetni, ha mind a cégvezetés, mind pedig a dolgozók elkötelezettek és hisznek abban, hogy az eseti otthonról történő munkavégzés javítja a hatékonyságot.
- Bízz! Az otthoni munkavégzés rendszerének alapja a bizalom. Elengedhetetlen, hogy megbízz alkalmazottjaidban, hiszen a dolgozó nem lóg majd azon a napon sem, amikor nem az irodában dolgozik, hanem olyankor is értékes munkát végez.
- Kezd kicsiben! Tesztelj! Először csak néhány olyan dolgozót válassz ki, akik nyitottak az újdonságokra, könnyen alkalmazkodnak, és velük teszteld az otthonról történő munkavégzés lehetőségét.
- Képezz, taníts! Az új munkastílus elsajátításához szervezz oktatást, tréninget, ahol a megvalósítás részletei mellett érdemes tisztázni az elvárásokat, a megvalósítás kereteit.
- Kategorizálj! Csoportosítsd és jelöld ki azokat a feladattípusokat, melyek elvégezhetők otthonról, és amelyekhez az irodában kell lenni, és eszerint készíts, készítsétek el az időbeosztást is.
- Hagyj időt! A rugalmas munkavégzés kultúrájához is hozzá kell szokniuk a dolgozóknak, akklimatizálódni kell, akárcsak egy hosszabb repülőút után. Ezért például a kezdeti időszakban még nem érdemes videokonferenciát tartani az otthonról dolgozó kollégával, míg otthonát nem alakította valóban inspiráló munkakörnyezetté.
- A visszajelzés otthon se maradjon el!
- A hatékonyság növelésének kulcsa, hogy mind a munkavállaló, mind pedig a munkaadó adjon visszajelzést az otthoni munkavégzéssel kapcsolatban, például, hogy melyek azok a feladatok, amelyek a tapasztalatok szerint mégsem végezhetők el eredményesen otthonról, vagy melyek azok, amelyek az otthoni megnyugtató környezet hatására lényegesen nagyobb sikerrel oldhatók meg.
- Tájékoztass minden kollégát Ha egy szervezeten belül nincs minden dolgozónak lehetősége az otthoni munkavégzésre, fontos tájékoztatni azokat is az új munkaszervezésről, akik az irodában maradnak. fontos, hogy ők is ismerjék ezt a megoldást és megértsék, hogy csak bizonyos munkakörökben oldható meg.
Forrás:www.dolgozzotthonrolnap.hu
