Nyerjen időt a Pomodoro technikával

Zanza!

Ha az aranyhal azt mondaná, hogy van három kívánságom, az egyik biztosan egy kis plusz idő lenne. Hogy miközben a világ semmit nem érzékel belőle, az én napomba kerüljön bele néhány extra óra, amikor a sok feladat mellett a kedvteléseimre is jut idő. Egy népszerű időgazdálkodási technika kipróbálásával sikerült szert tennem néhány ilyen jutalom órára.

Nem olyan rég olvastam erről a technikáról, amelyik ha nem is az eredeti, aranyhalas elképzelésnek megfelelően, de valóban megajándékoz néhány plusz órával. Két hete a technika szerint dolgozom, és nekem olyan sokat segített, hogy muszáj írnom róla. Lehet, hogy Önök közül néhányan már ismerik, mert ahogy utánaolvasgattam a neten, két olyan régebbi cikket is találtam, ahol lelkendezve írnak róla, az egyiket a Molyon, a másikat  a Borsán.

stockfresh 278151 businessman-in-a-hurry sizeM

A technika szülőatyja egy Francesco Cirillo nevű diák, aki ma már régen nem diák, de 1992-ben, amikor az ötlet megfogant a fejében még az volt. Szóval Cirillo ráébredt, hogy amikor a vizsgaidőszakban nekiül tanulni, akkor a tanulásra szánt idejének hatalmas százaléka mindenféle járulékos tevékenységre, telefonálgatásra, kávéfőzésre, pakolászásra meg ilyesmikre megy el. (Szerencsés Cirillo, akkoriban még legalább a facebook, a twitter, és az okostelefonok nem tartoztak az időrablók közé.)

Francesco Cirillo, a technika kitalálója
Francesco Cirillo, a technika kitalálója

Mindenesetre, hogy a hagyományt megőrizze, tanulás helyett inkább kidolgozta a Pomodoro Technikát, ami arra jó, hogy egy belátható és kezelhető keretrendszert adjon az elfolyó időnek, és segítsen a munka lehető leghatékonyabb elvégzésében.

Mindjárt leírom a technika legfontosabb részeit, de fontos, hogy a könyv (kb 30 oldal) és a kezdetben mindenképpen segítséget jelentő kinyomtatható tennivalólisták ingyenesen letölthetőek a weboldalról. Persze aki szeretne pénzt költeni, az vásárolhat Pomodorós trikót, nyomtatott könyvet meg néhány egyéb kiegészítőt.

A technika lényege maga a Pomodoro. A szó olaszul paradicsomot jelent, de a módszer nem a zöldségről kapta a nevét, hanem a konyhai, tekerhető időmérő óráról, ami Cirillo anyukájának a konyhájában valószínűleg paradicsom alakú volt, és ami a technika alkalmazásának nélkülözhetetlen kelléke. (Az én nagymamám konyhájában tojás volt, és ha jól emlékszem ezt a tojásos változatot láttam a leggyakrabban más családoknál is.) Egy Pomodoro 25 perces időegységet jelent.

Egyszerűen elkezdhető

Írjuk össze a teendőlistán, hogy milyen munkákat szándékozunk aznap elvégezni, és melyikhez körülbelül mennyi időre lesz szükség, majd tegyük őket fontossági sorrendbe

A névadó konyhai óra
A névadó konyhai óra

Tekerjük az órát 25 percre. Az óráról még annyit, hogy aki nem tud hirtelenjében hagyományos órát vásárolni, az egy direkt a Pomodoro technikára készült, Focus Booster nevű alkalmazást is letölthet a webről, ingyenesen. Én ezt használom, a kis időmérő lehet látható helyen, vagy a háttérben, ketyeghet hangosan, halkan, vagy egyáltalán nem, a Pomodoro végén csörög, és csörög az öt perces szünet (ld. következő bekezdés) elteltével is. Nekem nagyon jól bevált persze szebb egy piros paradicsom, de nem kizárt, hogy a kollégáim egy idő után lepuffantanának, ha folyton itt tik-takolna az asztalon. Aki mégis akarna órát vásárolni, annak ezt a weboldalt találtam, ezek ugyan tojás alakúak, de ha jól emlékszem a Butlers boltban láttam eredeti, paradicsom formájút is.

Dolgozzunk megszakítás nélkül, ameddig le nem telik a 25 perc. Itt valóban megszakítás nélküli munkáról van szó, azaz nem szabad felvenni a telefont, ránézni az emailekre, chatelni, és semmi egyebet, ami elterelheti a figyelmet a munkáról.

Ha letelt a Pomodoro, akkor húzzunk ki egyet a listánkról és tartsunk öt perc szünetet. Ezalatt lehet visszahívni, elolvasni, megválaszolni, kávézni, mosdóba menni. A szünet megtartása nagyon fontos, nem szabad összevonni a Pomodórókat, mert később visszaüt.

Minden negyedik Pomodoro után nagyobb, 20-30 perces szünetet érdemes tartani.

A legfontosabb szabály, egyben a technika lényege, hogy a Pomodoro megszakíthatatlan.

Mire jó

A legjobb, ha erről a személyes tapasztalataimat írom le. Egyfelől szinte félelmetes rádöbbenni, hogy ez a triviálisnak tűnő és voltaképpen elsőre kicsit dedós módszer milyen nagymértékben megnöveli a munka hatékonyságát.

Igazság szerint, már az sokat segít, hogy a nap elején (vagy ami nekem még jobban bevált, az előző nap végén) összeírja az ember az egy napra szánt teendőket. Ez az öt perc arra jó, hogy nem úgy rohanok neki a napnak, hogy úristen mennyi dolgom van, hanem pontosan tudom, hogy mennyi, és hogy nagyjából mit mikor akarok elvégezni. Nekem ez nyugalmat ad, mert egy kezelhető halmazt látok magam előtt, még ha a halmaz nagy is. A tervezésnél az is kiderül, hogy mi az, ami reálisan már nem fog beleférni, viszont kiderül az is, hogy hol tudok elcsípni a magam számára egy kis szabadidőt.

(Mellesleg Cirillo többször is hangsúlyozza, hogy eszünkbe ne jusson a szabadidőnket is Pomodorókra osztani. Az arra való, hogy korlátok nélkül jól érezzük magunkat.)

Maguk a Pomodórók pedig működnek. Kiderült, hogy 25 perc alatt sokkal többet lehet haladni, mint amihez szokva voltam. Az öt perces szünetekben minden fontosabb mellékes dolgot el tudtam végezni. Délben már egy egész sor teendőt kipipálhattam, amik máskor amőbaként nyúltak végig a napomon. Bevezettem, (ez már nem a technika része) hogy a legszarabb feladatokat már a nap elején elvégzem, így a nap végére csak egyre jobb dolgok maradnak. Néha pedig még az elején említett jutalom órákat is sikerült megnyernem. Azért néha, mert az én esetemben az egyik legnagyobb veszély, hogy a felszabaduló időhelyeket újabb feladatokkal töltöm meg, és a végén ahelyett, hogy több szabadidőm lenne, kevesebb lesz. Szóval erre vigyázni kell mindenkinek, aki hajlamos hasonlóan cselekedni.

Eleinte nagyon nehéz volt nem felvenni a telefont, de aztán egyszerűen lenémítva betettem a táskámba. Még ez is nehéz volt, mi lesz ha éppen akkor érkezik egy fontos hívás. De aztán meggyőztem magam, hogy ez akkor is megtörténhet, ha éppen a mosdóban vagyok, vagy ha a főnök behív egy szóra az irodába. A legtöbb esetben ott van egy nem fogadott hívás ikon a kijelzőn, meg egy telefonszám, szóval vissza lehet hívni az illetőt. Érdemes azt a kérdést is feltenni magunknak, hogy előfordult-e már, hogy üzleti partnerre megharagudtunk, amiért nem vette fel a telefonját. (Nyilván nem olyan esetre gondolok, amikor az illető tartozik egy csomó pénzzel.)

Az email megnézésének mellőzése még nehezebb, nekem akkor sikerül, amikor egyszerűen bezárom. Facebookot nézegetni nem szeretek, ezért nekem az egyáltalán nem jelentett problémát.

Még kacifántosabb a helyzet a külső, kollégai, vagy főnöki megszakításokkal, amelyek egy munkahelyen elkerülhetetlenek. Ezekre vonatkozóan számos tanácsot olvashatunk a könyvben, de a lényeg, hogy a tervezésben ha szükséges számoljunk a váratlan feladatokkal is. Ne dőljünk be annak, hogy egy kolléga azt mondja, hogy a dolog amivel rád ront sürgős. Neki valószínűleg tényleg az, de sürgős-e annyira, hogy nem várhat, amíg befejezem a feladatot, aminek a közepén vagyok? A legtöbb esetben nem. A könyvben azt javasolja a szerző, hogy ha jön egy ilyen extra kérés, akkor is igyekezzünk végigcsinálni a Pomodórót és jelöljük egy kis vonalkával, hogy feladatunk van.

Összegezve, lehet, hogy ez csak a kezdeti lelkesedés, de én mindenkinek ajánlom, hogy próbálja ki a módszert, nekem nagyon jól bevált.

Blogmustra