Így ne ess szét nyolcvan projekt között

Azt hiszem, nem én vagyok az egyetlen, aki néha elveszti a fonalat. Egy kolléganőm, aki csak velem együtt vagy négy projektben érintett, és ezenkívül pedig ki tudja hány tucatban, a minap nézett rám, ahogy beszéltem hozzá, majd különös és váratlan fordulatként azt közölte: „Hallom, hogy mondod, a szavakat is értem, de mégsem fogom fel, hogy mit mondasz, ne haragudj! Szóval, mi van?”

Mondanom sem kell, hogy sem asztro- sem metafizikáról nem tettem említést, ő is egy nagyon értelmes nő egyébként, és valami végtelenül triviális kérdésem volt. Agya azonban ott abban a pillanatban éppen reszetelt. Ez nyilván csak egy pillanatnyi kis zavar a mátrixban – de az is egyértelmű, hogy hosszú távon a szétszabdalt, sok projekt között megfeszülő működés nem tesz jót, kiégéshez és boldogtalansághoz vezet. Több okból: nincs idő a reflexióra, tudatosítani, ülepíteni a dolgokat; ezért általában a robotpilóta-üzemmódot alkalmazzunk, amikor fejben nem is vagyunk igazán jelen, így emlékeink is kevéssé maradnak az ilyen időszakokról. Állandóan készültségben vagyunk, így a stressz nő; nincs siker és befejezettségérzés, mert rohannunk kell tovább – és még sorolhatnám.

Ugyanannyit dolgozni sok projekten jóval fárasztóbb, mint egy projekten. Mert az is igen jelentős mentális energiát használ el, amíg váltunk egyikből a másikba. Ráadásul különböző szerepekben is vagyunk, egyikben seniornak számítunk, a másikban juniornak, ehhez is idomulnunk kell.

Egy mai munkahelyen – home office-ban pont úgy, mint élőben – mégis ez a valóság. Ami még akár működhetne jól is, lehetne az, hogy minden projektben csak azzal kell foglalkoznunk, amihez a legjobban értünk, és nem kell a tapasztalathiány miatt például szenvednünk, hiszen ideális esetben úgy épülnek fel a projektek, hogy a szakértelmednek megfelelő szerepben vagy. Általában mégsem működik jól, és kevés szupermentől eltekintve, akik éveken keresztül is bírják a pörgést és a gyors váltásokat, az emberek többsége felőrlődik a sok projektben, a multitaskingban. Kivéve akkor, ha nagyon tudatosan igyekszel menedzselni a munkádat. Nem győzöm hangsúlyozni, hogy az embernek általában nagyobb a befolyása a munkájára és több lehetősége van a határai tartására, mint ahogy azt hiszi. Éppen ezért legtöbbünknek lehet lehetősége arra, hogy alakítson a munkakörülményein, hogy több projekt esetén se őrüljön bele.

Van egy sztereotípiám, hogy az amerikaiak rengeteget dolgoznak (azért nemcsak sztereotípia, hanem adatok, például munkaidő-statisztikák is ezt mutatják). A sokat dolgozó amerikaiakon belül még többet az ügyvédek. Nem nagyon látunk olyan ügyvédes amerikai filmet, hogy a főhős bármikor is napfénynél hagyja el az irodát – mindig éjszaka vonul haza. Így a Harvard jogi karának szervezeti viselkedést és vezetést kutató professzorainak tanácsai, melyek a HBR-n jelentek meg, talán autentikusak és megfontolandók e témában. Milyen praktikákat javasol tehát Heidi K. Gardner és Mark Mortensen több projekt esetére?

Priorizáld és szakaszold a munkád

Nézd az összképet, vagyis a big picture-t. Ha mindig csak az aznapi feladataidra gondolsz, akkor egy pillanat alatt reaktív üzemmódba kerülsz, és marionettbábuvá válsz, akit összevissza rángatnak. Ezt elkerülendő tekintsd át az összes projektet, amin dolgozol, definiáld, hogy mik lesznek a mérföldkövek, és ezek mikor fognak bekövetkezni. Lehet, hogy lesznek összesűrűsödések, olyan szakaszok, amikor mindegyikben pörögni kell – ezt pár hétig ki lehet bírni, ha fel vagy rá készülve és látod a végét. Ezek alapján azt is be tudod lőni, hogy hol mennyi jelenlétre, meetingre van szükség, és esetleg rövid időre ritkíthatod a részvételed abban a projektben, ahol éppen nem történnek kritikus dolgok.

Tegyél munkaszakaszokat a napodba. Rengeteg mentális energiát vesz el az egyik feladatról a másikra való váltás. Úgy mondják, hogy figyelemmaradványok (attention residue) ragadnak az előző feladatból a fejedbe, tehát a mentális kapacitásaid egy része még az előző feladatnál ragad. Minél sűrűbben váltasz, annál több figyelemmaradvány foglalja a mentális kapacitásod. Ezek sokra nem jók, csak fárasztanak és leveszik az energiád az adott feladattól. Ezért válogass a feladatok között. A legnagyobb koncentrációt igénylővel kezdd, és blokkold a kommunikációt addig, míg ezzel foglalkozol. Vagy ha tudod, hogy délután sok hívás várható, akkor délelőtt olyan feladatot végezz, amiben nem kell annyira elmerülni.

Menedzseld az elvárásokat

Védd magad. Biztosíts megszakításmentes szakaszokat a napodban. Fél-egy óra zavartalan időket adhatsz magadnak – még akár out of office automatikus válaszüzenetet is be lehet állítani, hogy legközelebb 11-kor nézem a leveleimet. Így a másik fél is tudja, most ne számítson addig válaszra.

Dokumentáld és kommunikáld a haladást. Nagyon jót teszel magadnak, ha a vezetőid tudják, hogy hol tartasz, mi van veled – hogy jól haladsz-e és azt is, ha rosszul. Fontos, hogy ha úgy érzed, hogy nem leszel kész időben, azt minél előbb tudják. Ha idejekorán szólsz, hogy nem biztos, hogy 100 százalékig szállítani tudsz határidőig, akkor van lehetőség megbeszélni, hogy mit fontos, mit nem annyira, és a felettes is fel tud készülni.

Magadra és a fejlődésedre optimalizálj

Ismered magadat és azt is, hogy hova szeretnél eljutni. A munka és csak a munka nem visz előre. A legtöbben ma már úgy gondolják, hogy életük, munkájuk során fejlődni akarnak, a munka nemcsak pénzkereset, hanem az élet, a kiteljesedés lehetősége is. Ugyanakkor ha sok projektben dolgoztok, akkor nem nagyon van olyan, aki figyelne rád, akitől hosszú távon tanulni lehetne, mert mindenki csak az adott feladattal foglalkozik. Ezért érdemes ebben neked magadnak tudatosnak lenni. Célokat felállítani, beszélgetést kezdeményezni a vezetőddel, esetleg kiválasztani azokat a munkatársakat, akiktől úgy érzed, hogy tanulni tudnál, és keresni velük a kapcsolatot, megteremteni ennek lehetőségét.

Legyél határozott a tanulási fejlődési időd betartásában. Szánj heti néhány órát tanulásra, fejlődésre. És arra is, hogy összegezd a tapasztalataidat, átgondold, ami a héten történt, levond a tanulságokat. Ez utóbbi, a reflexiós idő szintén nagyon fontos, hogy végbemehessen a tanulás és tudatossá válj. Ezeket az időket tedd be a naptáradba és védd meg. Sokszor tűnhet úgy, hogy a projekt, a munka fontosabb, mint ez, aztán évek múlva derül ki, hogy mennyire kár, hogy így gondolkodtál anno. 

Ha a fentiekre odafigyelsz, akkor még mindig megeshet, hogy nagyon kimerülsz a munkádtól, de legalább az esélyét megadod annak, hogy kiegyensúlyozottabb, kevésbé kimerítő életet élj.