Állítsd be Google keresőjét, hogy a találatok között biztos ott legyen a Dívány!
Sok dokumentumot kell megőriznünk életünk során, de mi az, amit tényleg érdemes sokáig biztonságban tudni?
Sok dolgot megtanítanak nekünk az iskolában, de azt nem, hogy milyen dokumentumokra érdemes hosszan vigyáznunk: akár az a típus vagy, aki a káoszban szeret lavírozni, akár az, aki elvágólag rendezi el iratait, érdemes képbe kerülnöd!
A papírok rendszerezése kötelességed is
A tavaszi nagytakarítás mellé érdemes iratrendezést is beütemezni: nézzük, mit érdemes tudni ezen iratok tárolásáról. Könyvelő szakértőnk tanácsai segítenek abban, hogy átlássuk a helyzetet. Fontos ugyanis, hogy tudjuk, pontosan mit kell megőrizni, hisz az iratmegőrzéssel kapcsolatos kötelezettség megszegése bírságot von magával.
Adóbevallás
Alapértelmezetten a bevallás beadását követő ötödik év végéig érdemes megőrizni, például ha a 2021-es évi adóbevallás beadási határideje 2022. május 20, akkor 2027. december 31-ig kell eltenned a papírokat.
Ezt az időszakot nevezi elévülési határidőnek az adózás rendjéről szóló törvény.
Az adóbevallási papírokat papír és elektronikus formában is meg lehet őrizni – ha elektronikus formában tárolunk fontos iratot a gépünkön, érdemes azt olyan szerveren tenni, melyen egy esetleges áramszünet, vagy egyéb műszaki hiba, károsodás során sem vész kárba a fontos irat.
Számviteli iratok
A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a megőrzési kötelezettség. A számviteli törvény szerinti megőrzési idő akkor kezdődik, amikor a megőrzendő dokumentum létrejött.
Csekkek
Előírás nincs a csekkek megőrzési idejére, de célszerű egy évig őrizgetni azokat, ez vonatkozik az elektronikus csekkekre is.
Azt azonban nem árt észben tartani, hogy az egy évet nem januártól számítjuk, azaz nem egy hagyományos naptári évnek vesszük, hanem a szolgáltató általi leolvasás időpontjától.
Papír és elektronikus formában is tárolhatjuk a csekkeket is, ezek megőrzésével biztosítjuk, hogy tudjuk ellenőrizni a szolgáltatót is, hogy minden esetben jól számláz-e ki, és bizonyító ereje is van ezen csekkeknek. A könnyebb tárolás és átláthatóság érdekében célszerű lefűzni a csekkeket egy mappába.
Nyugták, számlák
A sima blokkokat nyugodtan ki lehet dobni, viszont a jótállással rendelkező termékekről szóló blokkot őrizzük meg, és ne dobjuk ki azon termékekét sem, melyeket esetleg cserélni akarhatunk majd. A jótállási papírokat a jótállási idő lejártáig érdemes őrizni.
Számlák esetén két eshetőség van. Ha magánszemélyként kapunk számlát, akkor szintén a jótállási idő lejáratáig érdemes megőrizni azt, ha céges számlát kapunk, akkor pedig a számviteli törvény szabályai szerint, tehát arra az ötéves elévülési határidő vonatkozik.
Ezek a dokumentumok szintén lehetnek papíralapúak és elektronikusak is. Az adózás rendjéről szóló törvény szerint az adó megállapításához való jog elévüléséig a vállalkozó köteles megőrizni az adókötelezettség meghatározásához szükséges bizonylatokat, így a számlákat is.
A Tudatos könyvelés blog a következőket írja a témáról:
„A számlák megőrzése mindig egy külön fejezet a vállalkozó életében. A cégeknek ugyanis kötelességük az éves beszámolót és a könyvelés alapbizonylatait legalább 8 évig olvasható formában elrakni. Igaz ez a főkönyvi kartonokra, részletező nyilvántartásokra, az üzleti évről készített beszámolókra, az üzleti jelentésekre, valamint az azokat alátámasztó leltárokra, értékelésekre, valamint a naplófőkönyvre, és más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartásokra is. Azonban az üzleti évről készült beszámolót és az ehhez tartozó főkönyvi kivonatot, leltárt és értékelést már 10 évig kell tárolnunk.”
Az e-számlákra vonatkozóan az alábbit fontos tudni:
az időbélyeggel ellátott számlákat elektronikus formában tároljuk,
de mindenképp figyeljünk arra, hogy ellenőrzés során a kinyomtatott verzió nem helyettesítheti az eredetit.
Munkaszerződések, szerződések
A munkaszerződéseket, szerződéseket jobban tesszük, ha örökre megőrizzük, ugyanis a munkaügyi papírokat – idetartoznak a munkaszerződések, kilépőpapírok, a tb-kiskönyvek és egyéb munkajogviszonyra vonatkozó szerződések, ahogy egyéb társadalombiztosítási okmányok is – nyugdíjazásunkig célszerű megőrizni, hogy bizonyítani tudjuk az esetleges eltéréseket, minden adatot, melyek a munkahelyeinkről bizonyítékul szolgálnak.
Születési anyakönyvi kivonat, házassági anyakönyvi kivonat
Ezek a dokumentumok még 2022-ben is papíralapúak, és szintén örökre érdemes őket megőrizni. Születési anyakönyvi kivonat nélkül gyakorlatilag „nem is létezünk”, így tényleg érdemes óvva tárolni.
Egészségügyi papírok
Betegség esetén felmerülő dokumentumok őrzésére nincs konkrét szabály, de célszerű azokat hosszú évekig megőrizni, hogy mi is rálássunk az egészségünkre.
Az utódok szempontjából is hasznos lehet ez, ugyanis így megismerhetik az örökletes betegségeket is a családjukban.
Bizonyítványok, oklevelek, diploma
A tanulmányi eredményeinkről szóló okmányainkat is jellemzően papír formájában kapjuk kézhez, és ezeket is célszerű egész életünkben gondosan megőrizni, hisz minden munkahelyen kérhetnek ezekről bizonyítékul dokumentumot.
Hitelszerződés, banki papírok
Az ilyen jellegű dokumentumokat mindenképpen a hitel lejártáig érdemes megőriznünk, és külön mappában tárolni minden egyéb irattól. Betéti papírokat a lekötés lejártáig tároljunk, folyószámlapapírokat pedig egy évig tanácsos megőrizni.
Tulajdoni lapok, földhivatali papírok
Addig érdemes megőrizni ezeket, míg az ingatlan a tulajdonunkban van. Szintén vigyázni kell tárolásukra, hogy ne sérüljenek meg vagy szakadjanak el ezek a fontos okmányok.
Biztosítási kötvények
A lejáratig őrizzük őket. Bármilyen kötvényt, biztosítási dokumentumot – legyen az élet, nyugdíj vagy más biztosítás – őrizzünk a lejáratig.
Kiegészítjük ezt még azzal, hogy a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény 2018. december 23-án hatályba lépett kiegészítése szerint a foglalkoztató köteles a biztosítási jogviszonnyal kapcsolatosan felmerült munkaügyi és társadalombiztosítási iratokat a biztosítottjára, volt biztosítottjára irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig megőrizni.
Tárolás
Ha esetleg kis helyed áll erre rendelkezésre, érdemes mindenképp tematikusan elkülöníteni egymástól ezeket az iratokat, dokumentumokat. Vagy fűzzük le, amit lehet, vagy tegyük őket nejlonba és egy mappába. Érdemes ezekbe a mappákba beruházni, mert amikor épp sürgősen szükségünk van egy dokumentumra, sokkal könnyebb és gyorsabb is lesz a megtalálása ezeknek, ha szépen, átláthatóan rendszerezve tároljuk.
