Talán veled is előfordult már, hogy amikor nagy nehezen kiadtál egy feladatot a kezedből, azt egyáltalán nem vagy nem olyan minőségben végezték el a kollégáid, ahogy te szeretted volna. Ebből rögtön azt a következtetést vontad le, hogy ha biztosra akarsz menni, akkor bizony mindent neked kell megcsinálni. Ám a terheid extrém mértékű növekedése hamar a kiégés felé sodor. Egyszerűen muszáj delegálni. Hogyan lehet jobban?
Sokan a kínok kínját élik át, amikor olyan intéznivalókkal bíznak meg másokat, amelyek sikeres megoldásán a saját teljesítményük is múlik. Mivel arra törekednek, hogy alapvetően náluk maradjon a kontroll, így általában különösebb fantáziát és képességeket nem igénylő teendőkbe vonják be a kollégáikat, afféle kulimunkákba. A munkatársak persze nem lesznek túl motiváltak az elaprózott feladatok elvégzésére, amelyek nem jelentenek számukra kihívást. Nemtörődömségükkel pedig mintegy igazolják a kezdeti félelmeket.
Az ördögi körből az jelent kiutat, ha tudatosabbak vagyunk a munkafolyamatainkat illetően. Napjaink egyik keresett coach szakembere, Dave Bailey nemrég megjelent cikkében foglalta össze, miként érdemes delegálnunk.
#1 Problémákat delegálj, ne feladatokat!
Amikor végrehajtó üzemmódra kapcsolsz, természetes, hogy minden probléma rögtön részfeladatokra bontva jelenik meg előtted, amiket aztán gyorsan kiosztogatsz a kollégáid között. Ezeknek a teendőknek a kipipálása azonban sokszor nem visz közelebb a probléma megoldásához. Ha azt szeretnéd például, hogy 2 hét múlva szerda délelőtt le tudj ülni 3 ígéretes jelentkezővel a cégedben megnyíló pozícióra, nem elég annyit mondanod az irodavezetőnek, hogy kontaktálja a legmenőbb fejvadász cégeket. A fejvadász cégek vagy reagálnak, vagy nem, a te célod azonban az interjúk megszervezése. Jobban jársz, ha a problémát delegálod a munkatársadnak, nem egy általad meghatározott részfeladatot.
#2 Ne instrukciókat adj, hanem támogatást!
Miután delegáltad a problémát, fontos megbizonyosodnod arról, hogy a személy rendelkezik a megoldásához szükséges eszközökkel. Egy jó vezető nem utasításokat osztogat vagy magától értetődő dolgokra okít, hanem egyfajta coachként funkcionál. Érdemes tisztában lennie pár olyan alapvető technikával, amely a mentorálást segítheti. Például az ún. GROW-modellel, amelyet a terület egyik kiemelkedő alakja, Sir John Whitmore, az egykori brit autóversenyző írt le.
- Goal: a cél meghatározása. Kérdezd meg a személyt, hogy szerinte mi a cél, milyen kimenetek oldanák meg a problémát, honnan fogjuk tudni, hogy sikeresen elvégeztük a feladatokat, milyen kimenetekkel lehetünk elégedettek. Amikor a cél egyértelmű, érdemes írásban rögzíteni azt.
- Reality: a jelenlegi helyzet vizsgálata. Mielőtt a probléma megoldásába kezdenénk, érdemes megnézni, hogy mi az a valóság, ami körülvesz minket. Hol vagyunk most a fentiekben meghatározott célokhoz képest? Reálisnak tűnik az az időkeret, amit meghatároztunk, vagy módosítanunk kellene?
- Options: a lehetőségek feltérképezése. Ebben a fázisban a célhoz vezető utakat érdemes mérlegelni. Milyen lehetőségeink vannak? Mi mást tehetnénk? Ismerünk olyan személyeket, akik jártasak hasonló szituációk megoldásában? Lehet tőlük javaslatokat kérni?
- Will: az elköteleződés létrehozása. A technika utolsó lépése már a konkrét cselekvések irányába visz. Mit fogsz tenni most? Milyen későbbi cselekvések vezetnek a probléma megoldásához? Milyen források fognak menet közben segíteni?
#3 Tartsd tiszteletben a kompetenciáikat!
Az emberek nem szeretik, ha túlkontrollálják a munkájukat, és a kis feladatok elvégzését is szigorú instrukciók alapján kell megtenniük. Azt se feledd, hogy jobb esetben olyan személyekkel dolgozol együtt, akik a maguk területén nem ritkán kompetensebbek, mint te. Az az érdeked, hogy motiváltan tartsd őket, és úgy tudd megosztani a munkaterheket, hogy mindenki hosszú távon is képes legyen megőrizni a testi-lelki egészségét. Ha a kollégáidat fel tudod ruházni a problémamegoldás lehetőségével, akkor erősödhet a szervezet céljaihoz való kapcsolódásuk, miközben új dolgokat tanulhatnak és fejlődhetnek, valamint megőrizhetik a kreativitásukat és a munkafolyamataik feletti kontrollt.
