„A jól szervezett ember kristálytisztán látja, hogy mit kell elvégeznie, mi az, ami halasztható, mit szükséges automatizálni, vagy másoknak delegálni” – írja Thomas Oppong a Mediumon megjelent izgalmas cikkében. A szerző szerint az alábbi szokásokat érdemes kialakítanod, hogy minden számodra fontos dologra jusson időd egy olyan korban, amikor zavaró ingerek tömkelege téríthet el tervezett cselekvéseidtől minden pillanatban.
#1 Védd meg az idődet
Az idő nagyon értékes dolog, mégis elég sokat elfecsérelünk belőle anélkül, hogy egyáltalán észrevennénk: előkészítetlen meetingeken veszünk részt, ahol nem tudnak döntések születni, feleslegesen tökéletesítgetünk e-maileket, vagy mindenféle híreket kezdünk el böngészgetni a neten – és huss, már órák mentek el a munkaidőből. Lényeges, hogy az időnk nagy részét olyan tevékenységekre tudjuk fordítani, amelyeknek valóban köze van a céljaink eléréséhez. Amikor valaki megszervezi a napi, a heti, a havi vagy az évi menetrendjét, akkor egyfajta sorrendet hoz létre: elköteleződik a prioritásai mellett, és minden más programot, feladatot ezekhez képest alakít ki. Azért is érdemes előre tervezni, hogy az aktuális teendőink ne térítsenek el a hosszú távú céljainktól, hanem a fokozódó terhelés mellett is képesek legyünk tartani azokat az irányokat, amerre eredetileg haladni szerettünk volna.
#2 Mindennek legyen helye
A strukturáltság egyik alapelve, hogy mindennek legyen helye, és mindent tegyél a helyére. Ha így jársz el, akkor nem kell később frusztráló perceket töltened azzal, hogy elveszettnek hitt dolgokat keresgélj. Ugyanúgy, ahogy tudod, hogy hova rakod a kulcsodat a lakásban, a laptopodon is érdemes rendet tartani a fájlok között. Persze eleinte némi időt igényel, hogy kitalálj egy rendszert, viszont menet közben jócskán meg fog térülni ez a kezdeti befektetés. A fizikai világhoz hasonlóan a digitális térben is érdemes bizonyos időközönként átnézni, hogy mire van szükséged, mi az, amit valóban használsz – a többi dolgot tedd félre, szanáld ki vagy archiváld, és meglátod, a környezeteddel együtt te is fel fogsz lélegezni kicsit.
#3 Tegyél félre idősávokat
Jó lenne több időt tölteni a szeretteiddel? Szeretnél olvasni, sportolni, a szabadban lenni, de tipikusan ezek azok a tervek, amiket hajlamos vagy beáldozni, ha nem jutottál a munkahelyi feladataid végére? Arra vársz, hogy jönnek majd lazább időszakok, de aztán rendre kiderül, hogy mindig vannak olyan teendők, amelyekkel nem számoltál? A 21. századi, bárhonnan végezhető munkák egyik fontos jellemzője, hogy gyakorlatilag vég nélkül lehet csinálni őket – a rugalmasság hátránya, hogy a munka pillanatok alatt képes az egész életünket átszőni, hacsak mi magunk nem állítunk fel kereteket. Fontos az egészséged? Foglalj le mondjuk 3 kétórás idősávot a heti menetrendedben, amit a mozgásnak szentelsz. Rengeteget dolgozol, és alig vagy a gyerekeddel? Legyen a héten 2 fix délután, amit biztosan együtt töltötök. Ezek az ún. time blockok vagy időtömbök abban segítenek, hogy amikor legközelebb találkozót szervezel és ránézel a naptáradra, akkor tudd, hogy ebben az időben nem vagy elérhető.
#4 Rendszeresen vizsgáld felül az időbeosztásodat
Persze az is előfordulhat, hogy az ütemterved túl feszes, fullasztó, nem tűri a spontaneitást. Azért, hogy ez ne következzen be, havonta, negyedévente érdemes megvizsgálni a rutinjaid fenntarthatóságát és eredményességét, szükség esetén pedig változtatni rajtuk. Ha időt fordítasz arra, hogy módszeresen áttekintsd a tevékenységeidet, akkor rájöhetsz, hogy miben van szükséged támogatásra, mi az, amit delegálnál, vagy ami annyira nem vezet sehova, hogy abba kellene hagynod. Ez a tudatosság segít abban, hogy arra tudj fókuszálni, ami igazán fontos neked, és ne pusztán azért csinálj dolgokat, mert eddig is csináltad őket.
#5 A szabadidődet is kezeld tudatosan
A legtöbb ember azt várja, hogy egyszer csak történik vele valami, amitől felfigyel rá a világ, minden megváltozik, és mások számára is egyértelmű lesz, hogy ő milyen kivételes. Ezzel szemben a valóság az, hogy a ritka, kiugró események helyett gyakrabban meghatározza az életünket az, ahogyan a mindennapjainkat töltjük. Ezért is fontos, hogy a kezedbe vedd az irányítást, és valósítsd meg azokat a dolgokat, amiket szeretnél. Haladj lépésenként, hozd helyzetbe magad! Persze mindez nem jelenti azt, hogy le kell mondanod a váratlan vagy a meglepetésszerű dolgokról, a semmittevés élvezetéről. De talán erre is érdemes tudatosan időt hagyni ahelyett, hogy elcsordogáljon a napod, miközben tehetetlenül vergődsz, és még lelkiismeret-furdalás is kínoz.
#6 Használd okosan a mobilodat
Mindannyian tapasztalhatjuk, hogy a technológiai újításokban fantasztikus lehetőségek, de komoly veszélyek is rejlenek. A telefonunk szinte állandóan velünk van, bármikor könnyen kapcsolódhatunk a szeretteinkhez, barátainkhoz, pár koppintással intézhetjük az ügyeinket, akkor is tudunk dolgozni, ha épp úton vagyunk. Ugyanakkor a mobilunk ki is tud zökkenteni minket abból, amire épp figyelni szeretnénk. Folyton pittyeg, kéretlen üzenetek, értesítések érkeznek, vagy éppen bugyutának tűnő játékok kezdenek beszippantani minket, néha nem is értjük, hogyan. Ennek persze nem kell így lennie: te döntöd el, hogy mire használod a kütyüdet. Ma már rengeteg olyan alkalmazás – például bevásárlólisták, feladatmegosztó appok, naptárak, útvonaltervek, stb. – létezik, amelyek segítenek a szervezésben.
#7 Ne hagyd, hogy az e-mailek a fejedre nőjenek
Sokan vannak olyanok, akik a munkájuk jelentős részét levelezéssel töltik. Amikor egy nap jön több száz e-mailed, abban nagyon könnyű elveszni. Ráadásul ha percenként a bejövő üzeneteidet csekkolod, akkor nem tudsz mással foglalkozni. Fontos tehát meghatározni, hogy milyen időközönként nézed meg az e-mailjeidet: mondjuk reggel, délben és délután szánsz rájuk fél-fél órát. Azt is érdemes eldönteni, hogy esténként vagy hétvégén belépsz-e a postafiókodba. Ha valóban szeretnél kikapcsolódni, akkor ez nem ajánlott, hiszen még ha nem is válaszolsz a levelekre, óhatatlanul elkezd rajtuk járni az agyad, ha vetsz rájuk egy pillantást.
Azt is fontos megtanulni, hogy mik azok a levelek, amelyekre sürgős válaszolni, ezeket hogyan tudod jelölni magadnak (csillagozni, olvasatlanná tenni stb.). A különböző címkékkel való bíbelődés elsőre talán túlzásnak tűnhet, de rengeteget tud segíteni abban, hogy meg tudd szelídíteni a levéláradatot, és visszakereshetők legyenek az üzeneteid. Ehhez persze az is kell, hogy ne Facebook-cseten dolgozz, és ne keveredjenek a különböző e-mail-címeidhez kötődő tartalmak. Ha viszont sikerül jól működő szabályokat létrehoznod és betartanod, akkor megtapasztalhatod az e-mailben folyó munka nagy előnyét: azt, hogy minden információ írásban elérhető, és akár hónapokkal később is visszaolvasható.
