Legtöbbünk számára az egész nap egy hajsza az eltűnt idő nyomában. Túltervezzük a napunkat, majd csodálkozunk, hogy egész nap rohanunk, és este még mindig teendőhegyek tornyosulnak előttünk. Egyértelműen túlterheltek vagyunk, néhány változtatással azonban könnyebb lehet az élet.
Azzal, hogy a 24 órába 48 órányi feladatot próbálunk beletömködni, nem vagyunk egyedül. Nem csoda, hogy ebbe a hibába esünk, hiszen az időérzékelésünk nem pontos, nagyban függ a körülményektől; egészen másként érezzük a múlását, amikor egy baráti találkozón ülünk vagy a fogorvos székében.
8 órából 6 és fél
Legtöbbünk optimistán áll az időhöz, és hogy adott idő alatt mennyi feladatot tud elvégezni. Aztán, amikor kiderül, hogy az a 20 perces munka a nap elején valójában másfél óráig tartott, már fel is borul a fejedben összerakott terv.
„Érdemes egy kockás papír vagy Excel-tábla felett megtervezni a napunkat, hiszen ott fehéren-feketén láthatjuk, mi az, ami biztosan nem fog beleférni – javasolja Erdélyi Boróka, időgazdálkodási és hatékonysági szakértő. A nyolcórás munkaidőt ne tervezzük száz százalékig tele, csak úgy 80 százalékban, ami nagyjából 6 és fél óra. Fontos, hogy tartsunk szüneteket, ugyanis, ha ezeket elmulasztjuk, az megbosszulja magát, és a hatékonyság rovására megy.”
A 20 százalékos tartalékkeret arra is alkalmas, hogy kevésbé érezzük meg azokat az időkieséseket, amelyek nem rajtunk múlnak, hanem mások késlekedése tehet róluk.
„A szépen lefektetett terv azonban nem garancia, hogy hét végére nem lesz mégis csúszás a programjainkban. Elég egy kisebb bukkanó – például lebetegszik a gyermekünk, elromlik az autónk –, és már másképp alakulnak a dolgok. Viszont sorvezetőnek tökéletes, hogy nagyobb csúszásaink ne legyenek.”
A feladatok beosztása kulcsfontosságú
5 tipp vasárnapra, hogy a heted ne legyen rohanás
1. A hétvége arra való, hogy pihenj! Ha a házimunka hétvégére is marad, szabj időkorlátot, hogy újult erővel, feltöltődve kezdhesd a heted! 2. Értékeld a hetet, ami mögötted van! Tudatosítsd magadban a jó megoldásokat, amelyek segítettek a hatékonyságodban (ezekre a későbbiekben támaszkodhatsz), és gondold át, hol tudsz időt spórolni, hogy a jövő heted gördülékenyebb legyen. 3. Írd le a heti tervedet, az összes programot, munkát és kötelezettséget. Ha leírva látod, könnyebb az időgazdálkodás. 4. Gondold át, az egyes programok, feladatok milyen előkészületeket igényelnek, és ezeket is tervezd be. A legtöbb feszültség és elvesztegetett idő sokszor abból adódik, hogy az utolsó pillanatban kell megcsinálnunk, megvennünk, megkeresnünk valamit. 5. A végén ellenőrizd, hogy belefér-e mindaz, amit beterveztél a hétbe –- így kiküszöbölheted a túlvállalást.
Sokan ott tévednek, hogy a feladataikat nem, vagy nem jól teszik sorrendbe – érdemes elsajátítani egy-két priorizálási technikát, és rendszeresen használni őket. Az viszont nem mindenkinél működik, hogy a nap elején legyél túl a nehéz munkán, aztán jöhetnek a könnyebbek.
„Akik lassabban ébredő, nehezebben felpörgő típusok, azoknak nincs értelme a munkaidő kezdetére időzíteni a legnehezebb munkákat, érdemes előbb egy bemelegítő feladattal kezdeni, és csak utána vágni bele a nehezébe, különben csak ülni fogunk felette, és semmit nem haladunk – mondja Erdélyi Boróka. Érdemes megfigyelni a bioritmusunkat, és ehhez igazítani a különböző munkafázisokat.”
Vannak viszont olyan időrabló tevékenységek, amelyeket lehetőleg kerüljünk el, főleg abban az időszakban, amikor amúgy nagyon hatékonyak lennénk.
„Ha a feladataink nem e-mailben érkeznek, a levelek elolvasását, megválaszolását inkább hagyjuk későbbre – javasolja szakértőnk. Állítsunk fel időkorlátot is arra vonatkozóan, hogy mennyi időt töltünk ezekkel a levelekkel, mert akár órák is elmehetnek, és a munkánkkal nem haladunk.
Ugyanez vonatkozik a közösségi médiára is; két feladat között lehet, hogy jólesik pihenésként egy kicsit pörgetni az oldalakat, de erre is csak meghatározott mennyiségű időt szánjunk.”
Túlterheltek vagyunk, de van lehetőségünk változtatni
Sokszor halljuk a mondást, hogy arra van időnk, amire akarjuk. De ez vajon valóban így van?
„Az egyik oldalról nem szeretem ezt a mondatot, mert bűntudatot kelt – magyarázza Erdélyi Boróka. Főleg azoknak nehéz a feladataikon kívül például sportra vagy valamilyen szabadidős tevékenységre időt találni, akik a munka mellett családanyák- vagy -apák, esetleg gondoskodnak az idős szüleikről is, vagy akár több állásban dolgoznak, hogy el tudják tartani a családjukat. Ugyanakkor ez a gondolat felhívja a figyelmed arra, hogy felelősséget kell vállalnod az idődért, és ha adódik, megragadni a lehetőségeket. Lehet, hogy most csak 10 perced van, hogy este csinálj néhány nyújtógyakorlatot, de ha a gyermeked már óvodába jár, esetleg belefér egy picit több is. Ezekkel az apró morzsákkal növelhetjük a magunkra szánt időt, hogy elhiggyük, van lehetőségünk változtatni.”
