céges e-mail bakik

Hála Ray Tomlinsonnak, az e-mail atyjának, ma már semmi akadálya annak, hogy gondolataink egy szempillantás alatt akár a világ másik felére is eljussanak. Ám van, hogy ez az egyetlen pillanat megváltoztat mindent, pláne, ha a „vonal” két végén nem túl bizalmas kapcsolatban álló felek vannak – például főnök és beosztott vagy éppen ügyfél és szolgáltató…

Óriási levélbakik

Egyszer a San Diegó-i Kalifornia Egyetem felvételi irodája 47 ezer diáknak küldött gratuláló e-mailt, amelyben nagy szeretettel köszöntötték leendő egyetemistáikat. A gesztus még szép is lett volna, csakhogy az intézmény pont 28 ezer olyan címzettnek is eljuttatta az üzenetet, akiknek egyébként elutasította a jelentkezését. Az egyetem persze bocsánatot kért a „balesetért”, de ez aligha enyhítette a hoppon maradt diákok csalódottságát.

És hogy elhiggyük, hogy még a legnagyobbak is tudnak hibázni: évekkel ezelőtt napokig izgalomban tartotta a világsajtót az a levél is, amelyet a Fehér Ház kialvatlan munkatársa tévedésből küldött ki az újságíróknak. Noha az akkori amerikai elnök, Barack Obama napirendjének szerkesztetlen tervezete az égvilágon semmilyen szigorúan titkos információt nem tartalmazott, az elnöki stáb levélváltását bárki elolvashatta.

Ciki történetek

Legyen tehát az egy pillanatnyi rövidzárlat a napunkban, egy ébren töltött éjszaka, ha céges levelezés közelébe kerülünk, baki velünk is bármikor előfordulhat.

„Amikor felhívott egy barátnőm egy fontos dolog miatt, akkor egy már megnyitott, elkezdett, ügyfélnek szánt e-mail volt előttem. Jobb megoldás nem lévén, abba jegyzeteltem le a diagnózisát – nőgyógyászati témában, jó intim tünetekkel, eddigi gyógyszereléssel stb. –, hogy majd segíthessek neki másodvéleményt kérni egy orvos ismerőstől. Sok minden történt még aznap, és fáradt is voltam. Azt hittem, mindent kivágtam és kimásoltam máshová, mielőtt kiment az a mail. Hát, nem. Iszonyú ciki volt.”

Kellemetlen levél

Következő történetünk főszereplője valószínűleg nem fogadta ilyen jól a neki címzett e-mail tartalmát – jobbára azért, mert jobb lett volna, ha nem ő kapja meg.
„Egy print szerkesztőségben történt, hogy a szerző, miután megírta a cikket, elküldte a szerkesztőnek, azzal a megjegyzéssel, hogy az interjúalany olyan merev volt, mintha feldugtak volna a s.ggébe egy karót (elnézést, szó szerint idéztem). A probléma csak az volt, hogy a szerkesztőnek és az alanynak ugyanaz volt a keresztneve, és a lenyíló e-mail-címek közül automatikusan rákattintott az alanyéra, így ő is megkapta.”

Van, hogy nem írjuk, hanem kapjuk

Lehet furcsa helyzetbe kerülni akkor is, ha nem mi írjuk, hanem mi kapunk olyan e-mailt, amitől felszalad a szemöldökünk.
„Egyszer egy más tanárokkal közös portálra, nekem címezve érkezett egy levél az egyik külföldi diákomtól, akinek angolt tanítottam. Körülbelül így szólt:

Nem tudok a héten iskolába menni, mert nagyon fáj a hátam. Voltam orvosnál, aki azt javasolta, hogy nyúljak magamhoz egész héten, és rendbe fogok jönni.

Törte az angolt szegény, én meg a mai napig nem jöttem rá, hogy melyik szóról javított át a gép.”

De nem is kell ahhoz semmiféle furcsa tartalom, hogy az agyunkra menjen egy nekünk célzott e-mail, elég, ha többtucatszor megkapunk például egy Mazuri-tavakról szóló tájékoztatót. Mert igen, egy újságíró kollégánkkal ilyen is történt, a levelezésben ugyanis valami nagyon beakadt.

Amikor vége a titkoknak

Őrült nagy kalamajkát okozhat egy titkos helyett, „sima” másolatban kilőtt e-mail is.

Egy szegény sajtós kolléga több száz címzettnek küldött így ki levelet, hamarosan be is indult a buli, az unatkozó újságírók elkezdtek válaszokat irkálni a levélfolyamba, jöttek a felháborodott „vegyenek le engem errül a listárul” jellegű mailek is.

A sok címzettnek kiküldött levelekkel amúgy is csak a baj van, legalábbis ezt példázza egy ügynökségnél dolgozó PR-os rövid, de annál velősebb története is.

A meetingek szépségei

Vétek lenne azonban mindent az elektronikus levelekre fogni, hibázni ugyanis nem csak e-mailben lehet, remek lehetőséget nyújtanak erre a ma már egyre népszerűbb online meetingek különböző formái is, például a Teams.

Úgy írtam a kollégának, hogy azt hittem, csak neki válaszolok, de véletlenül a közös chatbe ment, és az ügyfél is látta, amit nagyon nem nekik szántam.

Az a fránya képernyőmegosztás!

„Egy külső céggel voltunk egy meetingben, amelyben én osztottam meg a képernyőmet. Megmutattam, amit akartam, aztán bezártam az adott ablakot, de a megosztás aktív maradt, és a céges chatablak került felülre egy olyan privát beszélgetéssel, ami arról szólt, hogy az adott külső cég mennyire inkompetens, és hogy biztosan nem fogunk velük dolgozni.”

Noha a történet végére nem derült fény, a következő példa azt mutatja, hogy effajta bakikat azért elegánsan is lehet kezelni.

Teams meeting a főnökömmel és az ő főnökével. Sajnos teljes képernyőt osztottam meg, és chatben a nagyfőnököt savaztam a főnökömnek, közepesen gáz módon. Nem lett bajom belőle, nagyon elegánsan kezelte, amitől nagyot is nőtt a szememben.

Az online meetingek kellemetlenségei azonban nem érnek véget a képernyőmegosztásos sztorikkal: egy ilyenen dőlhet el például az is, hogy mennyire leszünk sikeresek, ha nyuszifülekkel próbáljuk meggyőzni az ügyfelet arról, számukra miért a mi cégünk a legjobb választás:

Különös aláírások

A munkahelyi jótanácsok között azt sem árt megfogadni, hogy mielőtt bármilyen nyomot is hagyunk – például egy hibajegykezelő rendszerben azzal, hogy a „modem cserélve” helyett nem azt írjuk, hogy a „modem herélve” –, vagy egyetlen e-mailt is kiküldünk, azt elolvassuk. Megelőzhető lett volna például az is, hogy Zsuzsaként nem Miklós aláírással lövöm ki a levelem egy interjúalanyomnak, sőt, az is, hogy egy kedves ismerősöm, Zsuzsanna a prediktív szövegbevitel miatt nem Musztafaként búcsúzik az e-mailje címzettjétől. Mert ugye a munkahelyi etikett nemcsak akkor lesz a helyén, ha tudod, mit kell felvenned, hanem akkor is, ha például a „Kind regards” helyett nem azt írod, amit Zoltán is: „Kind retards”.